Sterfgeval
Een van de meest trieste gebeurtenissen die een club kan overkomen, is het overlijden van een nauw betrokken persoon binnen of rondom de club. Voetbal komt dan even op de tweede plaats; er moet vooral tijd en ruimte zijn voor verdriet.

Toch moeten ook bij een moeilijke aangelegenheid als deze enkele zaken goed worden geregeld. In alle gevallen wordt getracht om tot een voor alle partijen zo aanvaardbaar mogelijke situatie te komen. Dat staat voorop. En ieder geval is anders; één oplossing voor alle gevallen is er dus niet.

Competitie
Indien een bestuurslid of erelid overlijdt, heeft de vereniging recht op uitstel van alle teams. Bij een overlijdensgeval van een speler, trainer, leider, verzorger of vaste assistent-scheidsrechter van een specifiek team, heeft alleen de desbetreffende ploeg recht op uitstel. In beginsel bestaat recht op uitstel alleen indien de begrafenis op of na de speeldag plaatsvindt. Maar ook hier geldt dat de K.N.V.B. in bijzondere gevallen van deze lijn kan afwijken.

Indien het sterfgeval in het weekend plaatsvindt, dient de vereniging contact op te nemen met de K.N.V.B. medewerker organisatie competitie district Noord. Deze zal de betrokken club van de beslissing op de hoogte stellen en afspraken maken omtrent de berichtgeving naar buiten.

De K.N.V.B. pleegt met veel inlevingsvermogen overleg met de vereniging om tot een aanvaardbare oplossing te komen. Indien een vereniging echter zonder overleg besluit tot het uitstellen van één of meer wedstrijden, dan zal de K.N.V.B. verklaringen opvragen en bestuderen. Aangifte bij de tuchtcommissie zou dan een gevolg kunnen zijn.

Inleiding
Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.

Procedure
Krijgt een van de bestuursleden bericht van overlijden van een bestuurslid, (ere)lid een familielid van een van de leden, een oud-lid met bijzondere verdiensten voor H.J.S.C., een niet-lid die wel actief is binnen H.J.S.C., een donateur of een sponsor, of verneemt hij/ zij op een andere wijze van het overlijden van een van bovengenoemde personen, dan neemt hij/ zij direct contact op met de secretaris.

De secretaris informeert de andere leden van het bestuur, waarna het bestuur voor zover mogelijk gezamenlijk besluit op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging hierop zal reageren.

Bij het overlijden van een bestuurslid, een (ere)lid en een lid van verdienste zullen de leden van de vereniging door middel van informatie op de H.J.S.C. website op de hoogte worden gebracht. Na de begrafenis zal er een “in memoriam” op H.J.S.C. website worden geplaatst.

Bij het overlijden van een bestuurslid, leden van verdienste en (ere-)leden bezoekt een delegatie van het bestuur de familie e.e.a. in overleg. De secretaris van H.J.S.C. verstuurt aan de familie van betrokkenen een condoleancekaart, waarop hij namens het bestuur zijn medeleven uitspreekt.

De secretaris van de vereniging treedt, daar waar nodig, onmiddellijk in overleg met de K.N.V.B. om uitstel van wedstrijden te regelen. Als de K.N.V.B. toestemming voor uitstel heeft gegeven zal de secretaris de betreffende elftallen, leiders, tegenstanders, scheidsrechters etc. op de hoogte brengen. Daarnaast zal een bericht op de website worden geplaatst.

In geval van het houden van een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene neemt de (wedstrijd-)secretaris contact op met de leider en/ of aanvoerder van het elftal /de elftallen en wordt door hem/haar geregeld dat de leiders/ aanvoerders van de tegenstander(s) en de scheidsrechter(s) worden geïnformeerd.

Protocol
Het rouwprotocol van voetbalvereniging H.J.S.C. wordt uitgevoerd conform onderstaand schema. In voorkomende gevallen kan worden afgeweken van dit protocol, dit in overleg met het bestuur. Het rouwprotocol kan alleen dan worden toegepast, indien de vereniging in kennis wordt gesteld van een overlijden. Speciale wensen van de familie, zoals bijvoorbeeld het dragen van de kist of een erehaag, wordt in overleg met het bestuur en het betreffende team besproken. In alle gevallen zal de wens van de nabestaanden worden gerespecteerd.

Vlag halfstok
Het halfstok hangen van de verenigingsvlag gebeurt op de eerste wedstrijddag na het overlijden. Andere vlaggen blijven die dag achterwege.

Dragen van een rouwband
Het dragen van een rouwband door de spelers van een team gebeurt bij de eerstvolgende wedstrijd. De rouwband kan gedragen worden door het team zelf en/ of het eerste (standaard) team, als vertegenwoordiger van de vereniging. Het dragen van een rouwband is voor iedereen een zichtbaar teken van medeleven.

Het bestuur bepaalt of het betreffende team of het eerste (standaard) team een rouwband draagt; dit besluit is afhankelijk van de situatie, maar staat niet ter discussie.

Een minuut stilte
Een minuut stilte wordt voorafgaand aan de eerstvolgende wedstrijd gehouden. Bij een thuiswedstrijd brengt de wedstrijdsecretaris of een bestuurslid het verzoek aan de scheidsrechter van dienst en de tegenstander over; bij uitwedstrijden is dit de taak van een bestuurslid (indien aanwezig) of van de leider of de aanvoerder van het team.

Rouwadvertentie
Bij het opstellen van een rouwadvertentie dient rekening gehouden te worden met de oorzaak van overlijden of de rol van de overledene binnen de vereniging. Direct betrokkenen(team, ouders) kunnen tevens een eigen advertentie opstellen. De advertentie wordt tussen het moment van overlijden en de dag van de begrafenis geplaatst in een regionale krant.

Categorie	Omschrijving
1.	Donateurs, sponsoren
2.	Niet spelende leden & supporters & familielid (ouder, broer, zus) spelende leden
3.	Vrijwilligers
4.	Spelende leden
5.	Bestuursleden, ereleden en leden van verdienste

 

Categorie	Protocol rouwverwerking v.v. H.J.S.C.	Actie
1.	Rouwkaart sturen	Secr.
2.	Vermelding website Rouwkaart naar familie sturen Bezoek begrafenis Op verzoek van speler 1 minuut stilte	Secr.
3.	Vermelding website Rouwkaart naar familie sturen Bezoek begrafenis Rouwband en 1 minuut stilte	Secr.
4.	Vermelding website; “in memoriam” Rouwkaart naar familie sturen Bezoek begrafenis & bloemstuk Vlag halfstok op 1e wedstrijddag Uitstel 1e wedstrijd van het team Minuut stilte op de eerst volgende speeldag Betreffende elftal speelt de eerste wedstrijd met rouwband	Secr.
5.	Vermelding website; “in memoriam” Rouwkaart naar familie sturen Bezoek begrafenis & bloemstuk Vlag halfstok op 1e wedstrijddag Minuut stilte op de eerst volgende speeldag Betreffende elftal speelt de eerste wedstrijd met rouwband	Secr.

 

De acties worden uitgevoerd door de (wedstrijd-) secretaris, vaak in overleg met de voorzitter en direct betrokkenen.

Tot slot
In alle situaties, die niet worden vermeld, neemt het H.J.S.C. bestuur de definitieve beslissing.

Aldus vastgesteld door het H.J.S.C. bestuur,
Hommerts, oktober 2018.